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【生産性】データ整理のコツ(データ整理は業務整理)

こんにちは、30代後半サラリーマンです。

データ整理ってとても重要だと思うのですが人それぞれやり方が違っていて他の人ルールが分からず、それでいて新しく独自ルールを作ってフォルダの階層がどんどん深くなって分からなくなっていってしまいますよね。

私が今いる部署に来た時もそんな状態のサーバーでした。データ整理もできていないので業務も整理されておらず業務分担も曖昧で他の人がやっていることも分かりづらい状態でした。

そんな状態でしたのでまずはデータ整理しつつ業務整理を行いました。その時のやり方を一般化して生産性を高めるコツを紹介していきたいと思います。

前の部署やその前の部署でも同様の事をしてましたのでブラッシュアップされてそこそこ使えるのではないかなと思います。

データ整理の仕方が分からずに困っていたり、整理した方が良いことは分かるのだけどイマイチ意義が見出せない人の参考になれば幸いです。

そもそもデータ整理はする必要はあるのか?

そもそもデータ整理に時間をかける必要がそもそもあるのでしょうか?整理する時間の方がデータ探しにかける時間より短いと言えるのでしょうか?データであれば検索をかけて探せば良いのではないでしょうか?

データ探しにかけている時間

コクヨが2017年に調査したデータによると、1日のうち紙書類を探す時間はおおよそ20分であることが分かっています。

書類を探す時間は“1年で約80時間”
コクヨ株式会社のプレスリリース(2018年11月5日 11時30分)書類を探す時間は“1年で約80時間”

一方、Veritas Technologies(ベリタステクノロジーズ)の2019年の調査によると日本を含む15ヵ国を調査したところ従業員はデータを探すのに平均して1日あたり2時間浪費している、としています。

ベリタス、データ管理の効率性が収益にもたらす影響について グローバルの調査結果を発表

20分と2時間とどちらが自分に近いでしょうか?感覚としてあのデータどこやったっけ?と探している時間は1日のうち最低でも5分程度はありそうでしょうか。

5分×240日として最低でも年間20時間くらいはデータ探しに時間をかけているとすれば始めに数時間程度かけて整理する価値が十分ありそうです。

データは検索すれば良い?

ファイル名にキーワードをつけていれば検索して探せるのでデータ整理の必要なんかあるのでしょうか?

確かにそうかもしれないですが、そのためにはファイル名ルールをしっかり作らなければいけなさそうです。

もしくはファイルサーバー内のファイルのキーワードを拾ってきてDB化し検索性をあげるツールを導入するのも良いかもしれません。

どちらにせよのある程度はデータ整理したりルールを作ったりしないといけなさそうです。

データ整理のメリット

データ整理のメリットは無駄な探す時間を削るということもありますが、それ以外に情報セキュリティの確保、業務プロセスの見える化と改善になるといったメリットがあります。

データ整理の手順

データ整理の手順は下記です。

・業務棚卸をする(洗い出し)

 

・フォルダ階層を考える

 

・フォルダ名をつける

 

・ファイル名ルールをつくる

 

・チームで共有する

業務棚卸をする(洗い出し)

まずは業務棚卸をします。既に業務一覧やマニュアルがあればそれを活用するのでOKです。

MECEで漏れなくダブりなく

MECEで漏れなくダブりなく

ロジカルシンキングの1つでMECEで業務棚卸をします。業務の棚卸では直接の生産活動(製造等)もありますし、事業計画を作る等の直接は生産活動とならないものも洗い出しを行います。

また業務棚卸でも作業手順という切り口から考えると、営業活動、見積、契約と洗い出しができます。

同時に顧客という切り口で考える事ができ、A社、B社、C社といったように漏れなく羅列します。

2018年度、2019年度、2020年度といった時間による切り口もあります。

東京、神奈川、埼玉のようにエリアという切り口も考えられるかもしれません。関係する切り口で漏れなくダブりなく業務の棚卸しを行います。

フォルダ階層を考える

前述した業務棚卸したものをもとにフォルダ階層を考えます。

階層は3〜4つまで

階層は浅すぎてもフォルダ数が多くなり過ぎ、深くても資料にたどり着くことが出来なくなるため3〜4階層程度を目安に設定します。

管理組織を考慮した階層にする

業務や顧客をもとに組織が作られているため上位階層は組織の切り口と合わせます。

たとえば顧客毎に組織が分かれていれば上位階層に顧客の切り口を持ってきます。

階層別に偏りはないか修正する

業務棚卸をした際通りに階層を作っているとフォルダ数が少なかったり多すぎたりすることがあります。

そういったときは再度見直してまとめられないか?分割できないか?といったことを考えて修正します。

フォルダ名をつける

フォルダ名をつける

業務棚卸とフォルダ階層ができたらフォルダ名をつけます。

業務名をそのまま使っているのでそれで良いのでは?と思うかもしれませんが共通言語を使ったりやビジュアル的に分かりやすくするためと思って頂ければと思います。

一般的な共通言語・略称でつける

フォルダ名称は社内外問わず一般的なものか、社内でマニュアル等で規定されているものを使います。

暗黙的な略称もあるかと思いますがなるべく一般的なものでつけ、分かりやすいものとする必要があります。

フォルダ名には番号かアルファベット

フォルダ名には順番に番号かアルファベットをつけます。そのあとに-ハイフン、_アンダーバー、.ドット等でつなげてあげると良いです。

こうすることによって業務順序や分類が分かりやすくなり、キーボードで番号やアルファベット+enterを押すことで検索スピードが上がります。

拡張性を考慮して番号を振る

将来的にフォルダ等が増えることも考慮して拡張性を考慮した番号を振ります。

どういうことかと言いますと10、20、30等と番号を降っていき、新しくフォルダを作成する際は関連性の高い番号の次にします。

ファイル名の付け方

フォルダが整理できれば次はファイル名の付け方です。ここも適切に付けていないとファイルを開いたり閉じたりとかなり時間ロスが発生します。

日付+種類+内容が基本

ファイル名は日付+種類+内容を基本とし、日付は何桁でつけるか決めて、種類では見積、議事録、図面などを記載して最後に案件名等の内容を記載します。

日付を付けるのは頭かお尻か

日付が重要であれば頭、ファイル名が重要であればお尻に付けるのが並び順でも全然問題ないかと思います。

何度も修正を加えてバージョンアップしていく資料であればお尻に日付、作るファイルが決まっておらず手探りで試しに作っていくようなファイルは頭に日付をつけるのが良いです。

フラグは1つまで

自分が作成した資料にファイル名をつける際、他に◼︎◼︎といったものがあれば◼︎◼︎◼︎を付けて他のファイルよりも分かりやすくするといったことをついしてしまいます。

どれが重要かどんどん分からなくなっていってしまいますので◼︎等のフラグは1つまでにしましょう。

不要なものは削除か別フォルダにする

途中のバージョンこ資料は履歴として残す価値はありますが、履歴を見返す機会はあまりないため別フォルダに保存しましょう。

トラブル時の原因究明等に必要であれば保存はしておいてください。

最新の資料があれば問題ないということであれば削除してしまっても良いと思います。

校閲履歴やクラウドストレージでバージョン管理されていれば不要な資料は削除で問題ないと思います。

大切なのはどれが最新か一目で分かる様になっている事が大切です。

これまでをチームで共有する

フォルダ整理とファイル名ルールができたら利用するチーム内で必ず考え方を共有してください。

何回かに分けて打ち合わせ、意見をもらい合意をとりながら進めていくのが1番良いかと思います。

整理したとはいえ、違う場所に保存してしまったりルールとは違うファイル名にしてしまうことも多々でてくると思いますので継続的に共有していきましょう。

その他のテクニック

その他のテクニックについていくつか紹介します。

繰り返しものはフォルダのフォーマット

毎月の業務や同型の業務であればフォルダのフォーマットを作ってコピーできるようにしておくと便利です。

新規や曖昧フォルダをつくる

新しい取組やどこに分類したら良いか分からないものを保存するフォルダを作っておき、定期的にフォルダ整理を行うとデータの行方不明が無くなり、新しい取組もうまく整理できます。

検討中フォルダや要整理フォルダとでもつけておくので十分だと思います。

作っておしまいでなく見直す

作っておしまいでなく、小さく始めて間違っていれば修正しながら改善していくことで定着し業務改善につながっていきます。

データやりとりの仕方

データのやりとりはデータ整理したフォルダで行いファイルを送付するのではなく、ディレクトリをメールしてあげるのを基本とします。

まとめ

データ整理は業務の整理ということで、普段仕事でデータの場所がよく分からなくなってきたということがあれば確実にデータの整理を行なった方が良いです。

データ整理の仕方が分からずに困っていたり、整理した方が良いことは分かるのだけど踏み出せないという方は本ブログでコツを読みながら進めていただければ幸いです。

最後まで読んで頂きありがとうございました。

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